Disini adalah contoh struk MC
donald
Mc Donald disini adalah berdaya di bidang industry makanan.
Adapun skema flowchart nya:
Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur.
Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi
operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek
dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur
terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi
sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan
pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .
Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan
dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari
pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ;
lingkungan pengendalian, akutansi dan prosedur pengendalian.
Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun
pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian
aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah
diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan
mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.
Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan
struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap
struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami
tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus
dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat
dalam perngendalian sistem.
Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan
pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat
dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis
pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis
juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari
teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem
pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.
A. Kebutuhan Akan Pengendalian
a. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur,
Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena
probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan
konsekuensi keuangannya.
Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian.
Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian
jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi
dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan
bisnis yang umum, antara lain:
Biaya-biaya berlebihan
Pendapatan menurun
Kehilangan Aktiva
Akuntansi yang tidak akurat
Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
Kerugian kompetitif
Penipuan dan penggelapan, seperti:
- Kejahatan kerah putih
- Penipuan Manajemen
- Pelaporan keuangan yang keliru
- Kejahatan perusahaan
b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi
- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.
Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan
kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan
diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang
berkaitan.
Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai
dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus
diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.
- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.
Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi
sesuai dengan kriteria.
- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.
Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya
diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.
Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur
pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur
pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke
siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian
spesifik untuk setiap siklus.
B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan
dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa
tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern
perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem
akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian
intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan
jaminan yang memadai.
Tanggung Jawab Manajamen
Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak
lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan,
tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat
dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya
untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak
kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki
efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu
mencangkup :
- Filosofi dan gaya operasional manajemen
- Struktur organisasi
- Fungsi dewan komisaris dan
anggota-anggotanya
- Metode-metode membebankan otoritas dan
tanggung jawab
- Metode-metode pengendalian manajemen
- Fungsi audit intern
- Kebijakan dan praktik-praktik
kepegawaian
- Pengaruh dari luar yang berkaitan
dengan perusahaan
b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan
catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan,
menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan
menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan
c. Prosedur-prosedur pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan
prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem
akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang
memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi
intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan
pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan
laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan
jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi
yang signifikan di dalam organisasi.
C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan
prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur
pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang
terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian
pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian
aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.
a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan
pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :
- Rencana pengorganisasian pemrosesan
transaksi
- Prosedur-prosedur oprasi umum
- Masalah pengendalian peralatan
- Pengendalian peralatan dan akses data
Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :
Ø Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi
Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya
di lakukan secara terpisah.
Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan
program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas
untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.
Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan
fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.
Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas
penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang
pengolahan data komputer.
Ø Prosedur-prosedur oprasi umum
Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di
indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu
sama lain.
Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada
program-program dan file-file data.
b.Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi
individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi
pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar
dalam silus pengolahan data.
c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan
dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan
pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi
kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif
digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.
D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern
a.Etika dan Budaya Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika
yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak
organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan
kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal
yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap
perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang
mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada
tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika
kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika
perusahaannya.
b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur
prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah
mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan
aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi
dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan
dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di
rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan
melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang
sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.
E. Analisi Struktur Pengendalian Intern
Ananlisis struktur pengedalian intern mengharuskan adanya
pemahaman atas struktur yang di rancang maupun yang di oprasikan secara akual.
Struktur pengendalian intern secara secara rutin mengumpulkan dan memproses
informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, pemindahan otoritas,
persetujuan, dan verifikasi. Dokomentasi tugas-tugas pengendalian intern harus
di periksa untuk mengevaluasi kelayakan operasi sistem.
Kelayakan tergantung pada orang yang mengatur
prosedur-prosedur pengendalian intern perancangan struktur pengendalian intern
hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada : adalah penting untuk
melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang di harapkan.
Sistem Pengendalian Internal Yang Efektif
Pengendalian Internal adalah perencanaan organisasional dan
semua pengukuran yang berkaitan yang digunakan oleh perusahaan untuk
mengamankan aktiva, menjamin bahwa catatan akuntansi tepat dan dapat dipercaya,
mengembangkan efisiensi operasional,dan mempertahankan keterkaitan dengan kebijaka
kebijakan perusahaan. Pengendalian internal yang efektif memiliki
karakteristik sebagai berikut:
Kompeten, dapat Dipercaya, dan Beretika
Para Pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk
mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang
tinggi, memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan
baik, dan mengawasi pekerjaan mereka. Perusahaan dapat pula menambah
fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan rotasi dalam
berbagai tugas dan jika seorang pegawai cuti atau sakit, pegawai yang lain
dapat langsung menggantikan tugasnya.
Tugas Pertanggungjawaban
Sebagai contoh, 2 orang pegawai, yaitu treasurer dan
controller melapor masalah pekerjaan kepada Wakil Presiden, Treasurer tersebut
bertanggung jawab atas manajemen kas, dan Controller melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan akuntansi. Di dalam organisasi ini, Controller dapat
bertanggung jawab atas persetujuan bagi faktur-faktur pembayaran, dan treasurer
yang menandatangani berkas-berkas akuntansi. Di bawah Controller ada seorang
akuntan yang mengerjakan pajak pertambahan nilai dan ada akuntan lain yang
mengerjakan pajak penghasilan. Secara keseluruhan, semua tugas telah
didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang
bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.
Pemberian Kuasa yang Tepat
Setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan
pemberian kuasa yang tepat. Misalnya, manajer atau asisten manajer toko eceran
harus memberikan persetujuan untuk cek pelanggan yang melebihi jumlah tertentu
yang telah ditetapkan.
Pembagian Tugas
Manajemen yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban atas
transaksi pada satu atau beberapa orang atau departemen. Pembagian tugas akan
membatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan juga memberikan ketepatan
catatan akuntansi. Komponen penting dari sistem pengendalian internal ini dapat
dibagi menjadi:
- Pemisahan antara tugas operasional
dengan akuntansi.
- Pemisahan antara penanggungjawab aktiva
dengan akuntansi.
- Pemisahan antara pemberian kuasa atas
transaksi dengan penanggungjawab aktiva yang bersangkutan.
- Pemisahan tugas kewajiban di dalam
fungsi akuntansi.
Audit Internal dan Eksternal
Audit dapat dilakukan secara internak atau eksternal. Dalam
beberapa organisasi, auditor intern langsung melapor kepada Wakil Direktur.
Sepanjang tahun mereka akan mengaudit beberapa segmen dari organisasi. Para
auditor ekstern sepenuhnya berada di luar perusahaan. Kedua kelompok auditor
tersebut saling berdiri sendiri dari operasi perusahaan yang diperiksanya, dan
tinjauan mereka terhadap pengendalian internal seringkali sama.
Dokumen dan Catatan
Dokumen dan catatan sangat beragam, mulai dari dokumen sumber
seperti faktur penjualan dan order pembelian hingga jurnal khusus dan buku
besar pembantu. Dokumen tersebut harus diberi nomor. Hilangnya urutan pada
nomor tersebut akan menunjukkan adanya dokumen yang hilang.
Elektronik dan Pengendalian Lainnya
Perusahaan menggunakan alat-alat elektronik untuk memenuhi
kebutuhan mereka dalam melakukan pengawasan terhadap aktiva dan operasinya
karena setiap perusahaan dapat mengambil langkah-langkah sendiri untuk
mengatasi aktiva dan pencatatan mereka.
Batasan Pengendalian Internal
Suatu sistem pengendalian internal yang sangat kompleks
dapat menyulitkan. Efisiensi dan pengendalian tersebut tidak membantu dan malah
akan menyusahkan. Makin rumit sistem pengendalian tersebut, makin banyak
menyita waktu dan uang. Oleh karena itu,para manajer harus membuat penilaian
yang cukup matang. Investasi dalam pengendalian internal harus dinilai dari
sisi biaya dan manfaat.
Contoh Pengendalian dalam Transaksi Akuntansi
- Pengendalian internal atas penerimaan kas
Pengendalian internal atas penerimaan kas akan menjamin
bahwa semua penerimaan kas telah dietorkan ke bank dan catatan akuntansi
perusahaan telah benar. Setiap sumber penerimaan kas memerlukan pengukuran
keamanan untuk menyajikan pengendalian atas penerimaan kas.
- Pengendalian internal atas pengeluaran kas
Pengeluaran kas sama pentingnya dengan penerimaan kas,
karena besarnya jumlah yang akan dikeluarkan oleh perusahaan menentukan sumber
dan jumlah kas yang diterima. Contohnya :
Ø Pengendalian atas pembayaran dengan cek
Ø Pengendalian terhadap pembelian
Ø Pengendalian persetujuan pembayaran
- Pengendalian internal atas pengeluaran kas kecil
Perusahaan biasanya menyimpan sejumlah kecil uang kas
ditangan untuk membayar biaya biaya yang berjumlah kecil. Dana ini disebut
sebagai kas kecil.
Misalkan pada tanggal 28 februari perusahaan memutuskan
untuk membuka dana kas kecil sebesar Rp. 200.000;. Bendahara kas kecil akan
menguangkan cek dan menyimpannya di dalam kotak uang kas, kotak penyimpanan,
atau lainnya. Bendahara kas kecil diberi tugas mempertanggung jawabkan
pengendalian dana tersebut. Pencatatan untuk pembukaan dana kas kecil adalah sebagai
berikut :
Feb. 28 Kas
Kecil……………………………. Rp. 200.000;
Kas
di bank…………………………….Rp. 200.000;
(
membuka dana kas kecil )
Dalam contoh diatas, mempertahankan nilai akun kas kecil
pada jumlah tersebut didukung dengan dana yang ada adalah ciri-ciri dari sistem
dana tetap ( imprest fund system ) . Sistem pengendalian dari suatu sistem dana
tetap adalah bahwa sistem itu dengan jelas menunjukkan jumlah yang ada dibawah
tanggung jawab bendahara.
Pertimbangan Etis Dalam Bisnis
Pertimbangan etis dapat dibantu oleh suatau proses yang
mengidentifikasikan masalah etika, mencari alternative tindakan,
mengidentifikasikan orang orang yang terlibat, dan menilai semua kemungkinan
yang dapat terjadi.